Законът за електронното подаване в търговски регистри: как се движи правителството с времето
Въведение
Подпомагането на международни клиенти, които имат бизнес в Холандия, е част от ежедневната ми практика. В крайна сметка Холандия е чудесна страна за осъществяване на бизнес, но изучаването на езика или свикването с холандските бизнес практики може да бъде понякога сложно за чуждестранните корпорации. Затова често се оценява ръка за помощ. Обхватът на моята помощ варира от подпомагане на сложни задачи до подпомагане на комуникацията с нидерландските власти. Наскоро получих въпрос от клиент, за да обясня какво точно е посочено в писмо от Нидерландската търговска камара. Това просто, макар и важно и информационно писмо се отнасяше до новост при подаването на финансови отчети, която скоро ще бъде възможна само по електронен път. Писмото беше резултат от желанието на правителството да се движи с времето, да използва предимствата на електронния обмен на данни и да въведе стандартизиран начин за справяне с този повтарящ се процес. Ето защо финансовите отчети трябва да бъдат депозирани по електронен път от финансовата 2016 или 2017 г., както е въплътено в Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Законът за електронното подаване в търговските регистри), който беше въведен заедно с Besluit elektronische депониране на ръчни регистри (Резолюция относно електронното подаване в търговски регистри); последната предоставя допълнителни, подробни правила. Доста на уста, но какво точно водят до този закон и резолюция?
Тогава и сега
Преди това финансовите отчети могат да бъдат депозирани в Търговската камара както по електронен път, така и на хартия. Холандският граждански кодекс все още до голяма степен познава разпоредби, основани на депозита на хартия. В момента този метод може да се разглежда като остарял и всъщност бях малко изненадан, че това развитие не е възникнало по-рано. Не е трудно да си представим, че подаването на финансови отчети на хартия има много недостатъци в сравнение с електронното подаване на тези документи, когато се гледа от гледна точка на разходите и времето. Помислете за разходите за хартия и разходите и времето, необходимо за поставяне на годишните отчети на хартия и ги представете - също на хартия - на Търговската камара, която след това трябва да обработи тези писмени документи, като дори не споменава времето и разходите, които възникват когато оставяме на счетоводител да изготвя или проверява тези (нестандартни) финансови отчети. Затова правителството предложи да се използва „SBR” (съкратено от: Standard Business Report), който е стандартизиран електронен метод за създаване и подаване на финансова информация и документи, базиран на каталог от данни (холандската таксономия). Този каталог съдържа определения на данни, които могат да бъдат използвани за създаване на финансови отчети. Друго предимство на SBR-метода е, че не само обменът на данни между корпорацията и Търговската камара ще бъде опростен, но в резултат на стандартизацията обменът на данни с трети страни също ще стане по-лесен. Малките корпорации вече могат да подават годишните отчети по електронен път, използвайки метода на SBR от 2007 г. За средния и големия бизнес тази възможност е въведена през 2015 г.
И така, кога и за кого?
Правителството даде да се разбере, че отговорът на този въпрос е типичен случай на „въпроси, свързани с размера“. Малките предприятия ще бъдат задължени да представят финансовите отчети по електронен път чрез SBR от финансовата 2016 г. нататък. Като алтернатива малките предприятия, които сами (изготвят и) представят финансовите отчети, имат възможност да депозират отчетите чрез безплатна онлайн услуга - услугата „zelf deponeren jaarrekening“ -, която работи от 2014 г. Предимството на това Услугата е, че човек няма да трябва да купува софтуер, който е „съвместим с SBR“. Средните предприятия ще трябва да представят финансовите отчети чрез SBR от финансовата 2017 г. нататък. Също така за тези предприятия ще бъде въведена временна, алтернативна онлайн услуга („opstellen jaarrekening“). Чрез тази услуга средният бизнес може сам да изготвя финансовите отчети във формат XBRL. След това тези изявления могат да бъдат подадени чрез онлайн портал („Digipoort“). Това означава, че корпорацията не е задължително да купува софтуер, съвместим със SBR. Тази услуга ще бъде временна и ще се използва след пет години, като се брои от 2017 г. Все още няма задължение за големите фирми и средни групови структури да подават финансовите отчети през SBR. Това е така, защото тези предприятия трябва да се справят с много сложен набор от изисквания. Очакванията са тези фирми да имат възможност да избират между подаване чрез SBR или подаване чрез определен европейски формат от 2019 г. нататък.
Без правила без изключения
Правило не би било правило, ако не се правят изключения. Две, за да бъдем точни. Новите правила относно подаването на финансовите отчети не са приложими за юридически лица и дружества със седалище извън Холандия, които въз основа на Handelsregisterbesluit 2008 (Решение на Търговския регистър 2008) имат задължението да подават финансови документи в Търговската камара, доколкото и под формата, в която тези документи трябва да бъдат оповестени в страната на седалището. Второто изключение се прави за емитентите, както са дефинирани в член 1: 1 от Wft (Закон за финансов надзор) и дъщерните дружества на емитент, в случай че самите са емитенти. Емитент е всеки, който желае да емитира ценни книжа или възнамерява да емитира ценни книжа.
Други точки на внимание
Все пак това не е всичко. Самите юридически лица трябва да вземат под внимание някои важни аспекти. Един от тези аспекти е фактът, че юридическото лице ще остане отговорно за подаването на финансови отчети, които са в съответствие със закона. Наред с други, това означава, че финансовите отчети трябва да могат да създадат такава представа, че човек може да оцени в достатъчна степен финансовото състояние на юридическото лице. Затова съветвам всяка компания внимателно да проверява данните във финансовите отчети, преди да бъдат подадени по всяко време. Не на последно място, обърнете внимание на факта, че отказът от подаване на изявленията по предписания начин ще представлява нарушение въз основа на Закона за мокрото нарушение (Wet op de Economische Delicten). По-скоро удобно е потвърдено, че финансовите отчети, създадени по метода на SBR, могат да бъдат използвани от събранието на акционерите за установяване на тези отчети. Тези сметки също могат да бъдат обект на одит от счетоводител в съответствие с член 2: 393 от Гражданския кодекс на Нидерландия.
Заключение
С въвеждането на Закона за електронното подаване в търговски регистри и свързаната с него Резолюция правителството прояви приятна прогресивност. В резултат на това за малките и средните предприятия ще стане задължително да депозират финансовите отчети по електронен път съответно за 2016 и 2017 г., освен ако дружеството не попада в обхвата на едно от изключенията. Предимствата са многобройни. Все пак съветвам всички компании да запазят акъла си, тъй като окончателната отговорност все още е на самите компании, които са задължени да подадат документи и като директор на компанията, вие със сигурност не искате да оставяте да се справите с последствията.
Контакти
Ако имате допълнителни въпроси или коментари, след като прочетете тази статия, не се колебайте да се свържете с mr. Максим Ходак, адвокат в Law & More чрез maxim.hodak@lawandmore.nl или mr. Том Meevis, адвокат в Law & More чрез tom.meevis@lawandmore.nl или ни се обадете на +31 (0) 40-3690680.